L’encours client apparaît comme l’un des moyens indispensables pour optimiser la gestion de votre trésorerie.
Lorsque ce dernier est bien géré, il intervient comme un levier crucial pour contrôler votre relation client tout en préservant la trésorerie et le fonds de roulement de votre boîte. Découvrez ce qu’est l’encours client ainsi que ses enjeux pour votre entreprise.
C’est quoi l’encours client ?
La première des choses à relever, c’est que l’encours client est principalement composé de trois éléments. Il s’agit des factures à émettre, les créances non échues et les créances échues.
Tous ces différents éléments vous aident à facilement optimiser et piloter sa trésorerie. De manière générale, certaines sociétés accordent des délais de paiement divers à leurs clients. Il est possible de le faire sous 30, 45, 60, 90 jours et plus.
Dans le cadre de la trésorerie, les entreprises ont parfois besoin d’un délai entre la commande et la vente. De plus, les raisons d’un temps de paiement élevé peuvent également être commerciales.
Par ailleurs, il ne faut pas confondre entre les encours clients et les encours fournisseurs. Dans le deuxième cas, il est plutôt question du montant total de crédits donné aux fournisseurs. Sur le bilan comptable, le montant des encours clients se situe au niveau de l’actif circulant.
Les risques et opportunités de l’encours client
Si l’encours client apparaît comme un atout incontournable pour la gestion de votre trésorerie, il peut aussi présenter des risques pour l’entreprise. En effet, il s’agit d’une somme que la société a facturée, mais qu’elle n’a pas encore obtenue.
Quels sont les risques associés à l’encours client ?
L’encours client est aussi connu sous le nom de « risque client ». En fait, lorsque l’encours client est mal géré, cela peut conduire à un impact assez négatif sur la trésorerie de votre structure.
Par ailleurs, une société dotée d’un encours client élevé est plus exposée à des problèmes de trésorerie. Dans cette situation, votre compagnie va connaître un déséquilibre important au niveau de la balance commerciale. De plus, cela entraine un impact négatif sur la solvabilité de la structure.
Lorsqu’une balance commerciale est déséquilibrée, vous perdez la confiance de vos partenaires. Ces derniers vont avoir des doutes sur votre capacité à rembourser vos dettes. Ce qui signifie qu'un encours client trop élevé est capable d’affecter votre image de marque.
Quelles sont les opportunités offertes par l’encours client ?
Comme cela a été dit plus haut, l’encours client est capable de vous aider dans plusieurs cadres. Premièrement il accorde des délais de paiement élevés à vos clients. De plus, il vous donne l’occasion d’améliorer la relation client et de fidéliser ces derniers.
Par ailleurs, cela permet aussi de maîtriser les risques liés à chaque consommateur en calculant certains indicateurs. Il s’agit notamment :
- De l’encours théorique qui va servir de base de référence pour la gestion de l’encours client. Il constitue le solde débiteur qui devrait se trouver dans le compte client dans le cas où les délais de paiement sont respectés ;
- De l’encours réel qui est le solde débiteur qui se trouve véritablement dans le solde client ;
- De l’écart entre encours théorique et encours réel qui aide à alerter sur la santé de votre encours client ;
- Du délai moyen de paiement du consommateur. Notez que plus celui-ci est élevé, plus la santé financière de votre structure est menacée.
De manière générale, il est possible de fixer un encours maximum afin d’éviter que la société ne s’endette énormément. L’encours client permet donc à votre entreprise d’améliorer sa relation avec ses consommateurs sans connaître un endettement énorme.
C’est lui qui donne une idée à l’expert-comptable ou au chef d’entreprise sur la santé de l’établissement.
Pourquoi la gestion de l’encours client est un enjeu clé pour une entreprise ?
L’encours client intervient comme un poste crucial dans la gestion de votre trésorerie. Il n’est pas du tout recommandé de l’éliminer complètement, mais vous devez juste être à mesure de savoir la gérer.
De plus, le maîtriser est une bonne alternative pour la gestion de votre BFR. Il s’agit en effet des liquidités immédiatement disponibles pour la prise en charge courante de votre compagnie.
Il revient à l’expert-comptable de gérer l’encours client de manière stratégique. Ceci implique une surveillance régulière des créances client. De plus, ce professionnel doit effectuer des relances nécessaires lorsqu’il y a dépassement du délai de paiement.
Sans oublier de mentionner l’analyse des délais et dépassements moyens pour chaque consommateur. Ce qui va aider à éliminer les clients qui représentent un véritable danger pour la santé de la trésorerie de votre société.
Pour une meilleure gestion de votre encours client, vous pouvez vous tourner vers l’affacturage. C’est un processus qui revient à confier la gestion de l’encours client à un cabinet de recouvrement.
Cet organisme va assurer le recouvrement des paiements dus par les consommateurs afin de réduire les risques liés à l’encours client. Ce travail s’effectue en échange d’une commission que vous ne devez pas négliger.
Raison pour laquelle c’est une solution qui est recommandée aux grandes entreprises dotées d’un encours client assez vaste et difficile à contrôler. Pour ce qui est des petites boîtes, elles peuvent plutôt opter pour un crédit manager en interne.
Celui-ci va s’occuper des recouvrements ou alors travailler avec un logiciel de trésorerie qui permet la gestion des encours clients et encours fournisseurs.
Pour bien gérer ses encours clients, il s’avère intéressant de commencer par faire un audit en interne. Il est aussi recommandé d’analyser les process et activités de la société qui participent à la constitution de l’encours client.
Pour ce faire, il est crucial d’informer les services commerciaux sur les conditions de vente et les délais de paiement acceptables. De plus, il est recommandé d’adopter une attitude proactive et ne pas avoir peur de bouleverser les procédés en place pour réduire les encours clients.
Comment calculer son encours client ?
Il est possible de calculer l’encours client de différentes manières. Le plus important est de veiller à ce que les données obtenues soient significatives, parlantes et exploitables.
De manière générale, pour effectuer cette opération, il est question d’additionner l’ensemble des factures non payées à un instant bien défini. Cependant, vous ne devez jamais oublier de soustraire les avances et les acomptes. C’est particulièrement le cas des factures échues, non émises et non échues.
Par ailleurs, il serait aussi bénéfique de calculer l’encours client moyen sur une période précise. Pour ce faire, il suffit de diviser le chiffre d’affaires par le nombre de jours à prendre en compte et de multiplier par le DS0. Il existe trois astuces qui vous permettent de maîtriser son encours client.
Misez sur un suivi régulier et efficace de votre encours client
Il n’est pas conseillé de faire le suivi de l’encours client de manière occasionnelle ou uniquement en cas d’incident. Il doit être fait de manière régulière à travers des audits et en temps réel à travers les indicateurs de performance clé.
De plus, vous devez penser à mettre des procédures de suivi efficaces en place. Ce qui aide à détecter rapidement les différentes failles et à entreprendre des mesures correctives à temps.
Songez à la programmation des relances ciblées
Vous devez aussi éviter d’improviser les relances de paiement des factures. Lorsque vous faites beaucoup de relances, vous risquez de les envoyer aux mauvaises personnes.
Ce qui peut s’avérer inefficace et votre marque risque d’être accusée de harcèlement et de spams. Raison pour laquelle il est recommandé d’essayer de comprendre les raisons des retards de paiement afin de personnaliser les relances. Ce qui vous permet de les envoyer à la bonne personne et au bon moment.
Optez sur la favorisation des procédures de recouvrement à l’amiable
Il est important de savoir que les procédures de recouvrement judiciaires prennent assez de temps. C’est pourquoi vous devez les laisser en dernier recours. Toutefois, il est recommandé de mettre des procédures de recouvrement à l’amiable en place. Ces dernières s’avèrent plus fructueuses.
Les notions de base liées à l’encours client
Pour maîtriser l’encours client, il est urgent de connaître certaines notions de base comme le BFR. C’est un besoin en fonds de roulement à court terme qui va permettre à l’entreprise d’être capable de couvrir son cycle d’exploitation. L’autre notion est le DSO ou Days Sales Outstanding.
Il s’agit d’un indicateur sur les délais de paiement des dettes clients. Tenez également compte de la date d’échéance qui est la période légale et préalablement convenue entre l’entreprise et ses clients concernant les paiements des factures.
Sans oublier de mentionner la différence entre encours client et encours fournisseurs. Ce sont deux notions qui représentent une partie importante des flux entrants et sortants entre différentes entités qui définissent l’activité d’une société.
Comme leur nom l’indique, l’un s’intéresse aux dettes et créances des clients envers une structure et l’autre concerne les dettes de l’entreprise envers ses fournisseurs.
