Il reste que le suivi de trésorerie constitue une tâche à la fois laborieuse et chronophage, c’est pourquoi il est parfois négligé par de nombreux dirigeants. C’est pour faciliter la réalisation des tâches qu’implique la gestion de trésorerie que les solutions de trésorerie ont été conçues.
Mais comment choisir parmi les nombreux outils disponibles ? Pour vous aider, on fait le point sur les fonctionnalités clés que devrait avoir un bon logiciel de gestion de trésorerie. Mais avant, description de ce qu’est un logiciel de gestion de trésorerie et petit rappel des différents avantages apportés par ce type de solution.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de trésorerie ?
Un logiciel de gestion de trésorerie aussi appelé solution de gestion de trésorerie ou outil de gestion de trésorerie est un outil informatique permettant de suivre et d’anticiper les flux de trésorerie.
Il propose de nombreuses fonctionnalités qui peuvent vous aider à piloter avec plus d’efficacité votre entreprise. Parmi ces fonctionnalités :
- L’intégration automatique des relevés des comptes ;
- L’automatisation des rapprochements bancaires ;
- Le suivi de l’exécution du plan de trésorerie ;
- La mise à jour automatique de votre plan de trésorerie prévisionnelle ;
- Etc.
Les avantages de gérer sa trésorerie avec un logiciel
Utiliser un logiciel pour gérer la trésorerie de votre entreprise présente de nombreux avantages. Parmi les plus intéressants d’entre eux :
- Un gain de temps considérable dans le suivi de votre trésorerie : la synchronisation avec vos comptes bancaires vous évite la saisie manuelle des données. Les alertes automatiques sur une situation de vos finances qui mérite votre attention vous permettent également de prendre des décisions rapides ;
- Des prévisions plus pertinentes établies avec plus de facilité : les meilleurs outils sont en mesure de vous fournir des plans de trésorerie prévisionnelle pertinents sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois grâce à une analyse de vos flux de trésorerie. Ils sont capables de déterminer jusqu’au délai de paiement moyen réel en se basant l’analyse des comportements de paiement de vos clients ;
- Une meilleure anticipation de l’évolution de votre activité : cela est possible grâce aux divers scénarii de trésorerie que vous pourrez créer ;
- Un accès à des informations fiables : avec l’automatisation des écritures et la synchronisation avec vos comptes bancaires, un logiciel de trésorerie vous permet d’accéder à des informations fiables ainsi qu’à de nombreux rapports analytiques ;
- Un suivi facile des encaissements et des décaissements ;
- Une estimation automatique de la TVA.
Aucune alternative plus efficace au logiciel de trésorerie
Les avantages ci-dessus font du logiciel de gestion de trésorerie la meilleure solution pour gérer la trésorerie de votre entreprise. Cela est d’autant plus vrai après constatation des possibilités limitées offertes par les alternatives à cette solution.
La gestion papier vous oblige à faire un travail de saisie et d’écriture important. Vous devrez exporter à la main vos relevés bancaires, mettre à jour vos budgets après un long travail de feuilletage, etc.
Dans ces conditions, il vous sera impossible de réaliser un suivi en temps réel et donc de prendre les bonnes décisions au bon moment.
L’utilisation d’un tableur Excel peut vous faire gagner un peu de temps, mais lorsque les flux deviennent importants, le travail de saisie devient vite très laborieux. Au fil du temps, le suivi ne sera plus en temps réel et vous prendrez du retard sur votre trésorerie.
Quant au reporting de votre expert-comptable, bien que cet expert vous sera d’une grande dans la gestion et le pilotage de votre trésorerie, ses prestations peuvent parfois coûter cher.
De plus, il ne se chargera sans doute pas de pointer vos factures et de remplir votre budget
Quelles sont les fonctionnalités clés d’un bon logiciel de trésorerie ?
Un bon logiciel de trésorerie devrait proposer plusieurs fonctionnalités essentielles.
Synchronisation avec votre compte bancaire
Grâce à cette fonctionnalité, le logiciel peut être connecté directement votre compte bancaire. Votre trésorerie se mettra par la suite automatiquement à jour en fonction des mouvements de vos comptes. Les meilleurs outils peuvent être connectés à plusieurs comptes bancaires.
Élaboration de budget prévisionnel
À partir de l’historique de vos flux, le logiciel réalise vos budgets prévisionnels et ce qui permet d’anticiper vos variations de trésorerie. Les erreurs de calcul sont impossibles puisque tout est automatisé et le remplissage de votre tableau est facilité.
Courbe de trésorerie prévisionnelle
La courbe de trésorerie prévisionnelle vous donne un aperçu rapide de la possible évolution de votre trésorerie et vous permet d’analyser rapidement vos données.
Autocatégorisation des flux
Un bon logiciel devrait vous permettre de créer votre un système de catégorisation et de sous-catégorisation parfaitement adapté à votre activité.
Rapprochement entre la trésorerie réelle et la prévision de trésorerie
Les meilleures solutions de gestion de trésorerie peuvent effectuer une comparaison automatique des flux de trésorerie effectivement réalisés et des flux prévisionnels. Cela est d’une grande aide pour déterminer rapidement les raisons d’un manque de rentabilité sur une période donnée et d’apporter des ajustements pertinents si cela est indispensable.
Alertes personnalisables
Avec cette fonctionnalité, vous pourrez paramétrer votre solution de manière à ce qu’elle vous prévienne immédiatement à la survenu d’évènement sur votre trésorerie qui mériterait votre attention : retards de paiement, arrivée de l’échéance du paiement d’une dette, encaissement d’une subvention, etc.
Reporting et export de synthèses de données
Les reportings et les synthèses de données constituent un outil d’analyse vous permettant d’avoir une vue clair sur l’état de votre entreprise. Ils sont également une source d’information très utile pour convaincre vos partenaires financiers.
Intégration avec d’autres outils de gestion financière
Un outil de gestion de trésorerie efficace devrait être synchronisable avec les autres outils de gestion financière que vous utilisez déjà (CRM, ERP, logiciel de comptabilité, etc.).
Comment choisir votre logiciel de trésorerie ?
Pour bien choisir un logiciel de trésorerie, vous devez procéder par étape et vous poser les bonnes questions.
Quelle est la taille de votre structure ?
Si vous êtes en pleine phase de création de votre entreprise, basez votre choix sur les critères suivants : simplicité d’utilisation, visualisation épurée des prévisions, possibilité de réaliser divers scénarios de prévision, solution économique.
Si vous êtes une TPE employant 3 à 10 salariés, la solution idéale pour vous est celle qui propose une automatisation du suivi, une intégration avec vos autres outils financiers, un reporting clair, un suivi efficace de vos impayés, des relances automatiques, une estimation de la TVA.
Vous êtes une PME ? Optez pour un outil proposant de nombreuses possibilités de personnalisation et permettant d’établir des reportings clairs et détaillés.
Vos connaissances en matière de gestion financière sont-elles avancées ou basiques ?
Vous avez des connaissances très basiques en gestion financière ? Optez plutôt de gestion de trésorerie proposant une assistance rapide, ou mieux encore, des formations.
Autrement, choisissez une solution facile à prendre en main. Si vous êtes un gestionnaire aguerri, utilisez un logiciel avec des fonctionnalités avancées vous permettra de prendre des décisions efficaces et parfaitement adaptées à la situation de votre entreprise.
Quel est votre budget ?
Cela va de soi, les logiciels proposant plus de fonctionnalités sont plus chers que ceux avec des fonctionnalités basiques. En effet, le prix d’un logiciel de trésorerie dépend souvent des fonctionnalités.
Malgré tout, le prix ne devrait pas constituer un frein pour l’utilisation d’un logiciel performant. Gardez à l’esprit que la trésorerie est vitale pour votre entreprise, c’est pourquoi vous devez bien la maîtriser.
Si l’utilisation d’un logiciel plus coûteux vous permet d’éviter des difficultés de trésorerie, pourquoi vous en priver si vous avez les moyens ?
Quid de la qualité du service d’assistance proposé par l’éditeur du logiciel ?
Les services complémentaires diffèrent d’un éditeur à un autre. Là où certains ne proposeront qu’un support email, d’autres offriront une assistance plus complète consistant par exemple en un accompagnement périodique.
Bien évidemment, une assistance plus poussée suppose un tarif plus élevé.
Évaluez votre besoin en accompagnement pour déterminer la solution la plus adaptée à votre situation.
