Vous vous rappelez ce sentiment lorsque votre entreprise a commencé à décoller ? Celui où il semble que tout ce que vous avez à faire c'est de travailler avec qualité, et que l'argent va couler à flots ?
J'ai eu ce sentiment pendant environ trois mois. Puis la réalité s'est imposée, et j'ai réalisé que pour gérer une petite entreprise, il ne suffit pas de se satisfaire ses clients. Très vite, j'ai commencé à penser à toutes les dépenses associées à l'entreprise — impôts, paiements d'assurance, factures de fournisseurs... et ce n'était que celles auxquelles je pouvais penser à l'improviste !
J'ai compris que nous avions besoin d'un système pour suivre la trésorerie afin de nous assurer que tout reste équilibré au fil du temps. Aujourd'hui, je souhaite vous parler des erreurs communes que j'ai pu rencontrer en pratiques de gestion de trésorerie pour les petites entreprises.
Erreur 1 : surestimer les ventes de votre entreprise
C'est une erreur courante chez les TPE/PME que de surestimer les ventes à court terme. Par exemple, vous pouvez être tenté de dépenser de l'argent pour des investissements qui, selon vous, seront nécessaires mais ne le seront jamais — ou pire encore, de surstocker des marchandises et de vous retrouver avec trop de stocks en main.
Pour éviter ce problème, assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement de votre entreprise : sachez à quelle vitesse vos clients paient leurs factures, à quelle fréquence ils ont besoin de nouvelles prestations et quels types de produits se vendent le mieux à quel prix. Si votre entreprise existe depuis plus d'un an ou deux, examinez les données historiques afin qu'elles puissent éclairer vos décisions futures en matière de gestion de trésorerie et vous éclairer sur les erreurs (et les succès !) du passé.
Si vous vous retrouvez dans une situation inattendue de manque de liquidités en raison d'une surestimation des ventes, ne paniquez pas ! Au lieu de réduire immédiatement les dépenses (ce qui pourrait entraîner une interruption majeure du service), envisagez de réduire progressivement les coûts jusqu'à ce que les rentrées d'argent soient suffisantes.
Erreur 2 : ne pas identifier les règlements à risque
Vous êtes occupé, il est donc facile d'oublier l'importance de savoir quels clients paieront en retard. Mais c'est une erreur qui peut nuire à votre entreprise de manière considérable. Si vous ne savez pas qui sont vos retardataires, vous ne serez pas en mesure de suivre les rentrées d'argent provenant d'eux et ils pourraient vous coûter de l'argent s'ils partent sans payer leur dernière facture.
Alors comment trouver les noms de ces personnes qui ont besoin d'un rappel ? Voici ce que je recommande : assurez-vous que tous ceux qui travaillent pour ou avec votre entreprise savent comment demander aux clients s'ils pourraient avoir des difficultés à payer à temps.
Par exemple, lorsque quelqu'un appelle et demande si un règlement plus tard que prévu était possible (ce qui arrive souvent), nous lui demandons toujours "Y a-t-il des raisons pour lesquelles cela pourrait être difficile pour nous ? Nous aimerions le savoir afin de pouvoir planifier en conséquence." Cela ne prend que quelques secondes mais nous dit tout ce dont nous avons besoin !
Erreur 3 s : sous-estimer les dépenses
La bonne nouvelle, c'est que vous n'êtes pas obligé de connaître le coût exact de tout ce dont vous avez besoin avant de faire vos achats. Vous devez simplement vous sentir à l'aise avec vos estimations et être sûr qu'elles soient suffisamment précises pour vos besoins. Vous éviterez ainsi d'avoir des problèmes au moment de payer les factures ou les salaires ; si les chiffres ne correspondent pas, il vaut mieux ne rien acheter avant qu'ils ne correspondent.
Le problème de la sous-estimation des dépenses est similaire, d'une certaine manière, à celui de la sous-rémunération : vous pouvez vous retrouver dans une situation où vos finances ne sont pas aussi saines qu'elles pourraient l'être, ce qui peut entraîner des problèmes par la suite (comme l'incapacité de payer les employés à temps). Cela dit, il existe souvent des moyens de contourner ce problème. En effet, un suivi minutieux des dépenses permet à votre entreprise d'avoir accès (ou non) à des capitaux avant de les payer.
Erreur 4 : laisser les factures impayées passer entre les mailles du filet
Le suivi de vos factures impayées est essentiel pour maintenir un flux de trésorerie sain. Il est facile de remettre à plus tard le paiement des factures, surtout si vous êtes occupé par d'autres tâches et que vous les oubliez. C'est pourquoi il est important d'avoir un système de suivi de toutes les factures impayées, même celles qui sont en retard.
Si vous ne gardez pas un œil sur votre trésorerie, cela peut entraîner un stress et une frustration importants. Si vous laissez passer un trop grand nombre de factures impayées, vous risquez également de ne pas pouvoir payer vos fournisseurs et vos employés ou couvrir d'autres dépenses quotidiennes comme le loyer et les impôts. À long terme, il vous sera plus difficile de vous développer.
Erreur 5 : ne pas suivre sa trésorerie au quotidien
La première étape de la gestion de votre trésorerie consiste à vous assurer que vous en faites le suivi au quotidien. En général, les entreprises vérifient leurs niveaux de trésorerie à la fin de chaque journée et font des ajustements si nécessaire. Par exemple, si votre solde passe sous la barre des 10 000€ au cours d'un mois mais remonte le mois suivant, vous voudrez le savoir afin de pouvoir prendre des décisions (embauche d'un autre employé) ou planifier (remboursement de dettes).
Pour commencer à surveiller votre flux de trésorerie quotidien :
-
Familiarisez-vous avec votre processus de comptes clients afin de savoir quand l'argent des clients doit être encaissé et décaissé. Cela vous aidera à mettre en contexte tout changement dans les recettes des ventes au cours de l'année ;
-
Déterminez le fonds de roulement nécessaire au fonctionnement de l'entreprise, c'est-à-dire le montant nécessaire pour couvrir les dépenses courantes, notamment les salaires et les achats de stocks ;
-
Mettez en place des paiements automatisés par le biais de prélèvement automatique ou de paiement par carte bancaire afin que les fonds soient automatiquement transférés ;
-
Surveiller les factures entrantes pour éviter qu'elles ne se perdent dans les boîtes de réception ou qu'elles soient complètement oubliées.
À retenir : évitez les erreurs de gestion de trésorerie pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
Pour une petite entreprise, la gestion de la trésorerie est importante. La trésorerie est la différence entre ce que vous gagnez et ce que vous dépensez. Un flux de trésorerie positif signifie que votre entreprise gagne plus d'argent qu'elle n'en dépense, tandis qu'un flux de trésorerie négatif signifie le contraire.
Alors lequel voulez-vous ? Positif ou négatif ? Eh bien, comme pour la plupart des choses dans la vie, cela dépend de votre situation. Si votre entreprise est dans le négatif mais que vous savez que ce n'est que provisoire, alors tout va bien.
Et c'est là la clé : savoir. Maintenant que vous connaissez les erreurs de gestion de trésorerie les plus courantes et que vous savez comment les éviter, vous pouvez avoir l'esprit tranquille. Votre entreprise s'en portera mieux, tout comme vos résultats financiers. Si vous avez des questions sur la gestion de la trésorerie, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous répondre !
Et si vous voulez gagner du temps et de la fiabilité, vous pouvez essayer irma :est un logiciel adapté aux aux TPE/PME qui permet de prédire l'état futur de votre trésorerie pour faciliter vos décisions.
En connectant en quelques clics votre logiciel de facturation et vos banques de manière sécurisée, vous prenez un coup d’avance sur votre trésorerie.
Vous souhaitez en parler ? Prenez rendez-vous pour une démo, c'est gratuit !
