Budget prévisionnel : définition, méthode, exemple pour les agences

Que vous soyez une agence Web, marketing ou une agence de communication ; qu’importe la taille de votre entreprise, la trésorerie occupe forcément une place centrale dans son développement.
Points clés

Ne soyez plus perdu dans le suivi de votre budget

Vous ne pouvez envisager aucune croissance, si les finances de votre structure ne sont pas maîtrisées. Alors, en tant que chef.fe d’entreprise, vous avez le devoir de veiller à ce que votre trésorerie soit à la hauteur de vos ambitions et de vos projets. Mais, est-ce que ça signifie devoir tout gérer au jour le jour ?

Avez-vous réellement le temps et les capacités techniques pour mettre en place, prévoir, anticiper et évaluer votre budget prévisionnel ? Budget quoi ? Mais si vous savez, ce tableau de suivi indispensable pour le pilotage de la trésorerie de votre agence de communication.

Budget prévisionnel : définition

Apparaissant sous forme de tableau financier, le budget prévisionnel vous aide à vous projeter sur les recettes et les dépenses de votre agence. En clair, c’est en quelque sorte un document financier qui vous permet d’avoir une lisibilité sur votre trésorerie, une maîtrise sur tous vos mouvements financiers prévisionnels. À la différence des autres documents financiers, le budget prévisionnel n’est pas  normalisé.

En outre, parler de budget prévisionnel ou de plan de trésorerie revient à faire mention d’un tableau qui projette vos mouvements financiers sur un exercice fiscal. Ce qu’il faut savoir c’est que la structure de ce tableau de trésorerie comporte les charges mensuelles de votre entreprise de communication, comprises entre les dépenses et les investissements. Ensuite, les produits, qui représentent les recettes et les financements. 

Le budget prévisionnel est prévu pour une période en cours ou à venir, il permet notamment au chef d’entreprise ou au directeur des affaires financières, de se fixer des objectifs en fonction de la trésorerie disponible ou mobilisable. Le manager pourra donc, à moyen ou à long terme, comparer entre les prévisions effectuées et les résultats obtenus. 

Budget prévisionnel : quelle utilité pour votre agence ?

Pourquoi bien tenir à jour le budget prévisionnel de votre agence ?

L’utilité principale d’un budget prévisionnel c’est la vérification de la santé financière de votre entreprise, mais surtout de s’assurer de sa viabilité. Sa pertinence vous permet de prévoir la rentabilité et la performance de votre projet sur la base des données prévisionnelles à votre disposition. Par ailleurs, pour mieux anticiper sur le résultat d’atterrissage en fin d’année, vous avez la possibilité de réaliser certains ajustements avec le réel. Ainsi, vous pourrez conserver des projections de trésoreries précises. En outre, l’autre avantage du budget prévisionnel c’est de faire des mises à jour permanentes, le mois, le trimestre ou tous les 6 mois. 

Pour les manageurs, le budget prévisionnel leur permet de prendre des décisions précises et adaptées. Ils ont également la possibilité de garder un œil sur les prévisions et une maîtrise de leur budget. Les choix opérés par l’entreprise e feront sur des bases objectives.

 

1. Prévoir une possible rentabilité de votre stratégie de développement agence

En réalité, chaque projet que vous mettez en place vise à développer votre chiffre d’affaires, donc en clair, il se doit d’être rentable ! Que ce soit pour une campagne publicitaire ou l’ouverture de nouvelles agences, la rentabilité est le but visé.

Et pour vous assurer que votre stratégie de développement sera rentable, calculer le budget prévisionnel est un préalable essentiel ! Vous pourrez également vérifier la viabilité de votre projet, c’est-à-dire, vous assurer qu’il est fiable et mérite que vous y investissiez. Avec le budget prévisionnel, calculez avec précision le seuil de rentabilité de votre agence.

 

2. Rassurer la banque et obtenir des financements

 

Le plan de trésorerie présente en détail les résultats prévisionnels de votre entreprise, il peut donc servir dans une démarche communicationnelle avec de potentiels investisseurs ou partenaires bancaire.

Ces derniers pourront donc mesurer le degré de fiabilité et de rentabilité du projet pour lequel vous sollicitez leur apport financier. Encore plus quand vous êtes une agence webmarketing, un domaine certes à fort potentiel, mais qui peut effrayer de part les difficultés de BFR souvent constatées.

De plus, un budget prévisionnel bien élaboré établit une certaine relation de confiance, car cela démontre un certain sérieux de votre part. Ce qui vous ouvre inéluctablement les portes de nouveaux investissements. 

 

3. Anticiper la pénurie de cash : la clé pour bien piloter votre agence

 

Naturellement, le budget prévisionnel est un outil qui vous permet d’anticiper sur les possibles moments difficiles auxquels vous pourrez faire face. Vous avez la maîtrise sur vos dépenses et sur vos entrées, ce qui vous donne une certaine lisibilité sur vos mouvements financiers.

En cas de nécessité de réduire les dépenses, d’augmenter des investissements ou d’éviter les retards de paiement, vous pourrez agir bien avant. Et ainsi éviter un découvert bancaire ou une pénurie de cash. 

 

4. Anticiper la pénurie de cash : la clé pour bien piloter votre agence

 

Une fois que vous avez la maîtrise sur vos prévisions financières à moyen et long terme, il devient aisé d’établir des objectifs réalistes. Ces derniers s’appuieront sur votre trésorerie, et en fonction des mouvements financiers, des ajustements peuvent être apportés. En termes d’objectifs, vous pouvez avoir des objectifs généraux, mais aussi des objectifs segmentés et précis. Ainsi, vous avez l’assurance qu’un segment n’influera pas nécessairement sur les objectifs d’un autre.

Enfin, ce qu’il faut retenir c’est que le budget prévisionnel est votre boussole budgétaire pour l’exercice futur de votre agence. Sa pertinence est le résultat permanent d’une comparaison entre les projections et les réalisations déjà enregistrées.

Vous pourrez ainsi prendre conscience des réajustements nécessaires et mesurer l’écart qui peut exister. Finalement, ce qui importe c’est que votre gestion de trésorerie soit optimale. Par exemple, pour une campagne publicitaire, vous devez évaluer les dépenses qui seront les vôtres — freelances, achat média, déplacements —, les ressources que vous allez mobiliser, et sur combien de temps pourra s’étaler le budget.

Comment mettre en place un tableau de trésorie pour votre agence ?

Les grandes lignes d’un tableau de trésorerie

Le tableau de trésorerie est divisé en deux compartiments : les mois de l’année contenus dans les colonnes, et les dépenses représentées dans les lignes. Dans ce tableau, vous retrouvez tous les encaissements et décaissements, disposés en catégories et en sous-catégories. En clair, chaque dépense (décaissement) majeure est une catégorie qui peut contenir des sous-catégories, c’est-à-dire des dépenses spécifiques. C’est pareil avec les rentrées (encaissements).

Dans la mise en place d’un budget prévisionnel, vous pouvez le décliner en budget annuel et en budget mensuel. Partir des objectifs globaux et fixer un budget annuel, dépend avant tout de la taille de l’entreprise. Il reprend l’entièreté des charges et produits de l’entreprise sur l’ensemble de l’exercice concerné.

Concrètement, voici comment il pourrait se décliner : 

 

Les encaissements 

 

Ici, il s’agit de faire l’inventaire prévisionnel des rentrées d’argent des mois futurs. Ensuite, divisez-les en grandes catégories.

Catégories d’encaissements :

  • Ventes clients : (classées par typologie de service, classées par typologie de clients, classées par délais de paiement) ;
  • Ventes / facturation client ;
  • Subventions ou aides financières auxiliaires (remboursements URSSAF, prime d’emploi, crédit impôt recherche…) ;
  • Apports en capital ;
  • Apports en compte courant d’associé ;
  • Prêts bancaires, affacturage, etc.
  • Crédit de TVA
  • Etc…

 

Chacune des catégories d’encaissement peut être divisée en sous-catégories pour être plus précis dans le pilotage de votre tableau.

En général, les délais de paiement des clients mettent souvent certains chefs d’entreprise dans un embarras, ce qui fausse finalement leurs prévisions.

 

Les décaissements 

 

Comme les encaissements, les décaissements doivent être listés de façon exhaustive. Comme décaissements, vous pouvez avoir : 

  • Les charges fixes : les loyers, les frais liés à l’entretien, la logistique, bref toutes les dépenses fixes qui incombent à l’entreprise tous les mois, peu importe les niveaux d’activité ;
  • Les charges variables : ces frais dépendent directement des performances de l’entreprise, c’est-à-dire qu’ils peuvent varier selon que le chiffre d’affaires augmente ou baisse. Ce sont les matières premières, les transports, les fournisseurs…

 

Un inventaire non exhaustif des charges fixes :

  • Frais liés aux locaux : le loyer, l’entretien et aménagement, internet, le téléphone, les logiciels, l’eau et l’électricité… ;
  • Frais liés au personnel : salaires, charges sociales, frais d’intérim, charges patronales… ;
  • Assurance ;
  • Approvisionnement en fournitures à intervalles réguliers ;
  • Dépenses Marketing (publicités, webmarketing, flyers papiers…) ;
  • Remboursements de prêts ;
  • Les frais bancaire ;
  • Les impôts;
  • TVA (si votre TVA collectée est supérieure à la TVA déductible).

 

Et des charges variables :

  • Achat de matière première et autres charges de fournisseurs ;
  • Frais d’expédition ;
  • Les frais de déplacement (carburant, avion ou train) ;
  • Les frais causé par un coup de vol ou un sinistre ;
  • Gestes commerciaux et remboursements clients ;
  • Prestataires (expert-comptable, avocat, sous-traitance, auditeurs, conseiller en gestion)
  • Exemples décaissements budget prévisionnel

 

Le calcul du budget doit-il se faire en HT ou TTC ?

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Vous devez toujours réaliser votre tableau de trésorerie en TTC (toutes taxes comprises). Ce n’est que lorsqu’il sera question de mentionner le compte de résultat que vous pourrez le faire en HT (hors taxes).

La différence réside sur les TVA, pour la plupart des dépenses et rentrées, la TVA est comprise, raison pour laquelle vous devez calculer le prix en TTC.

L’idéal sera donc de prendre toutes les informations nécessaires par rapport au système fiscal qui vous est appliqué.

Comprendre la différence entre un budget prévisionnel et un business plan

Ne pas oublier le plan B !

Dans l’élaboration de votre plan financier prévisionnel, le budget prévisionnel occupe une place de choix. Il fait partie des documents qui composent ce plan financier prévisionnel, avec le bilan prévisionnel et le compte de résultat prévisionnel.

En clair, avec le budget prévisionnel, vous pouvez projeter la trésorerie de votre agence sur une période d’un an. Alors que le business plan est plutôt un document stratégique qui vous présente une vision d’ensemble de votre projet.

Le business plan s’appuie sur les données de votre marché et la stratégie adéquate pour le pénétrer, avec une projection à long terme, c’est-à-dire bien au-delà de l’exercice, qui correspond à une année civile.

Scenarios prévisionnels

 

Les scénarios prévisionnels restent essentiels dans l’établissement d’un budget prévisionnel. Même si la pandémie du Covid-19 nous a tous pris au dépourvu, nous rappelant que le futur est difficilement maîtrisable et que certaines contingences s’imposent à nous. Qu’à cela ne tienne, le budget prévisionnel demeure nécessaire pour toute entreprise sérieuse. L’idéal est d’imaginer des scénarios possibles pour pouvoir anticiper le cas échéant. 

D’abord, il vous faut un scénario “de base”, une sorte de prévisions réalistes, fondées sur les résultats des années antérieures. Ensuite, imaginez un scénario “stress case”, un cas de figure bien plus pessimiste, avec des résultats loin du compte espéré. Ce qui vous permettra de réagir au cas où votre trésorerie sera dans le rouge.

Ces différents scénarios peuvent être remodelés en scénarios spécifiques dans lesquels vous prendrez des mesures pour contrer les contingences qui troubleraient vos objectifs. Ça peut être la suppression de certaines charges, la création de nouvelles rentrées d’argent, l’embauche de nouvelles compétences ou l’élaboration de projets connexes…

 

Exemples de scenarios pour prévoir sa trésorerie lorsqu’on est une agence

 

Il est question ici de faire des hypothèses sur la base des scénarios les plus optimistes et les scénarios pessimistes. Peu importe votre degré de confiance, prévoyez toujours une marge d’erreur, c’est-à-dire un scénario où tout ne se déroulera pas comme prévu.

Cette prévision vous permettra, sans gêne, d’anticiper sur d’éventuels contretemps pouvant mettre à mal votre trésorerie.

Concrètement prévoyez :

  • Un scénario de base : en vous appuyant sur l’exercice précédent, repartez sur la base des charges fixes, prévoyez les charges variables et projetez-vous sur les recettes sur la base des signaux observés ;

  • Les suppressions de charges : vous pouvez décider de reporter certains paiements, annuler un abonnement, vendre vos locaux ou licencier certains employés ;

  • La création d’une nouvelle source de revenu : dans ce scénario, vous pouvez opter pour un prêt bancaire, solliciter un financement, augmenter le découvert autorisé, faire appel à une subvention étatique… ;

  • Le lancement d’un nouveau projet : dans cette éventualité, vous devez envisager de nouvelles embauches, l‘ouverture d’une nouvelle structure, le lancement d’un nouveau service ou produit, la location d’un nouvel espace…

Quand faut-il établir un budget prévisionnel ? 

La clé du budget prévisionnel : le timing !

Communément, le budget prévisionnel s’élabore à la fin d’un exercice, au moment du bilan annuel. C’est le moment idéal pour se projeter sur la trésorerie de l’exercice avenir.

En réalité, le budget prévisionnel est de la charge du chef d’entreprise ou du DAF, une fois qu’il a réalisé son tableau et ses objectifs, il doit les présenter aux principaux responsables de l’entreprise.

Ces responsables peuvent être : le directeur des ventes, le responsable marketing, le chargé des affaires commerciales… Avec leurs apports, des réaménagements peuvent être apportés, puis le document final est remis aux comptables.

 

Le budget prévisionnel est-il statique ?

 

Le budget prévisionnel vous permet d’effectuer un suivi de trésorerie régulier, ce qui vous donne la possibilité de faire constamment le point sur l’évolution de vos prévisions.

Ainsi, faire des ajustements adéquats. En clair, le tableau prévisionnel n’est pas un document figé, vous pouvez l’amender au fur et à mesure que vous évoluez. 


Quel rythme est idéal pour la mise à jour de votre suivi de trésorerie ?

 

En fonction de votre projet ou de vos activités, vous pouvez opter pour un suivi toutes les semaines ou chaque mois.

Le but ici est de s’assurer de la régularité des encaissements et des décaissements. En outre, vous pouvez également choisir de faire un suivi de trésorerie tous les 3 mois.

Important : veillez toujours à comparer le réel avec les prévisions de votre tableau, pour vous assurer que vos objectifs sont atteints à mi-parcours et si besoin, réajuster pour la suite de l’année.

 

Choisir le bon outil pour faire un budget prévisionnel de votre agence 

Trouver un outil de pilotage de trésorerie pour votre agence

Excel est un l’outil de base pour construire un tableau de trésorerie classique, il permet de monter les catégories et les sous-catégories d’encaissements et de décaissements. Mais, pour des structures qui disposent d’un volume de transactions conséquentes, Excel peut très vite montrer ses limites : 

  • Le logiciel multiplie les erreurs sur les saisies et les formules,
  • La trame devient complexe à réaliser ;
  • Les mises à jour sont plus longues ;
  • Le système devient lourd et manuel ;
  • Les données sont plus touffues.

 

Par conséquent, il est important de trouver un logiciel capable de réaliser un budget prévisionnel efficacement. Et c’est là qu’irma intervient : une solution tout en un, sécurisée et intelligente pour piloter automatiquement votre trésorerie.

Et le bonus ? L’outil a été pensé spécialement pour les agences !