Cependant, il ne s’agit pas uniquement d’un outil pour le département financier ou pour la comptabilité : ce document peut devenir un véritable levier de développement pour votre structure si vous vous en servez bien. Découvrez pourquoi vous en avez besoin.
C’est quoi la balance âgée ?
Par balance âgée, il faut entendre un document comptable dont le but est de récapituler les comptes fournisseurs et clients non soldés. Ce qui va permettre à la société de jouir d’une meilleure visibilité sur sa trésorerie à long terme.
De manière plus simple, la balance âgée va synthétiser la totalité des factures clients et fournisseurs ayant été reçues ou émises, tandis que le paiement n’a pas encore été réalisé.
La balance âgée est un outil très crucial pour le directeur financier ou pour le comptable. Toutefois, le chef d’entreprise en a également besoin, car c’est lui qui aide à relancer les clients en retard.
Le document aide aussi à régler les factures de fournisseurs qui sont arrivées à échéance. Par ailleurs, il peut aussi être très utile pour l’obtention d’un contrat d’assurance-crédit.
Il est aussi important de noter que la balance âgée doit obligatoirement être présentée de manière organisée. Pour ce faire, les créances clients ou les dettes fournisseurs doivent être ventilées par tranche de retard de paiement.
Tout ceci en fonction du nombre de jours de dépassement et de la date d’échéance. De plus, ces informations devront être affichées par ordre de décroissance de délai de paiement.
Ce qui va aider à visualiser les comptes clients devant être relancés en priorité. Dans ce document comptable, il est question de trouver :
- le numéro de compte ou la dénomination du client ou fournisseur ;
- le montant de la dette ou créance ;
- la ventilation des sommes échues selon la date d’échéance.
Cet outil n’est pas du tout à confondre avec la balance comptable qui apparaît comme un document qui va uniquement afficher le solde des comptes clients. Le délai de dépassement et la date d’échéances des factures à payer n’y figurent donc pas.
Grâce à la balance âgée, vous avez la possibilité de transformer les postes clients et fournisseurs en de véritables armes de développement pour la structure. Il est important de noter qu’il existe deux types de balances âgées.
La balance âgée client
Le but de la balance âgée client est d’indiquer les retards de paiement et les montants à obtenir sur les différentes factures que vous remettez à vos clients.
Les factures dont l’échéance est la plus ancienne, devront être positionnées au-dessus du tableau. Ce qui implique que ces dernières constituent la priorité.
De ce fait, la balance âgée client intervient comme un document de base qui permet de relancer les clients.
De manière généralement, voici comment cet outil doit être présenté :
- la première colonne est consacrée à la liste des clients ;
- la seconde est destinée aux paiements échus à moins de 30 jours ;
- la 3ème colonne contient les règlements échus à moins de 60 jours ;
- la quatrième concerne les retards de 0 à 30 jours ;
- la 5ème colonne présente les retards de 30 à 60 jours ;
etc.
C’est de cette manière que la société est capable d’identifier les clients qui sont de mauvais payeurs en un clin d’œil. Ainsi, elle pourra mettre une stratégie de relance à pied pour chaque consommateur en retard. Il peut s’agir de recouvrement, de la suspension des livraisons en cours, etc. Ce document permet aussi d’anticiper pour éviter d’accuser des retards de paiement.
La balance âgée fournisseur
Cet outil fonctionne sur le même principe que le précédent. Il suffit tout simplement de remplacer les factures clients par les factures fournisseurs. La balance âgée fournisseur va indiquer les factures que la compagnie doit régler aux fournisseurs, ainsi que les retards de paiement.
De manière concrète, voilà comment ce document se présente :
- la 1ère colonne est destinée à la liste des fournisseurs ;
- la 2ème colonne présente les paiements échus à moins de 30 jours ;
- la 3ème présente les règlements échus à moins de 60 jours ;
- la 4ème concerne les retards de 0 à 30 jours ;
- la 5ème convient aux retards de 30 à 60 jours ;
etc.
Il est important de signaler que ces deux types de balances âgées sont complémentaires. C’est pourquoi il est conseillé de les croiser pour obtenir un aperçu global sur l’état de la trésorerie de votre boîte.
La balance âgée comme outil de pilotage pour tous les dirigeants
Comme cela a été dit plus haut, la balance âgée n’est pas uniquement utile pour le comptable. Il s’avère également très important pour les dirigeants d’une entreprise. À partir de ce document, le dirigeant peut :
- S’assurer que les factures ont bien été réglées par les clients ;
- Relancer les consommateurs en retard de paiement ;
- Remarquer les mauvais payeurs ;
- Définir les priorités de relance ;
- Établir une stratégie de relance personnalisée pour chaque consommateur ;
- Examiner la qualité financière de ses clients et le risque qu’ils représentent pour la trésorerie de la société ;
- Faire le point sur la quantité de factures réglées dans le temps et le nombre de factures connaissant un retard de paiement ;
- Prévoir les retards de paiement en fonction de la typologie de client ou alors de facture.
La balance âgée client va permettre au dirigeant de toujours maintenir une vision à 360° sur ses encours. Pour ce qui est de la balance âgée fournisseur, le dirigeant peut en profiter comme outil l’aidant à maintenir une meilleure relation avec ses fournisseurs. De plus, il va s’assurer de toujours régler ses factures au bon moment.
Cet outil peut aussi permettre aux chefs d’entreprise de mieux clôturer un exercice comptable afin de fixer les priorités de relance.
Ces derniers pourront également organiser le recouvrement des clients et assurer le suivi de leur trésorerie ou de leur BFR. Il faut d’ailleurs rappeler que le BFR et la trésorerie aident au bon fonctionnement de la société.
Pour calculer le Besoin en Fonds de Roulement, il faut faire la différence entre l’argent que vous avez hors de la société, les stocks, moins l’argent que vous devez à vos fournisseurs.
Voilà pourquoi il est recommandé de maîtriser votre BFR pour vous organiser financièrement. Ce qui va permettre de maintenir un solde de trésorerie minimal.
Pourquoi opter pour une tenue régulière et rigoureuse de la balance âgée ?
La balance âgée est un outil comptable et organisationnel très important pour la gestion d’une entreprise. Voilà pourquoi il est recommandé de le tenir régulièrement à jour.
Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez opter pour un logiciel de trésorerie. Celui-ci vous aide à gérer les dettes fournisseurs et les créances clients de manière plus simple.
Ce type de logiciel est généralement doté de plusieurs fonctionnalités pour vous aider à anticiper. La balance âgée apparaît donc comme un outil qui vous permet de gagner considérablement en temps et d’être plus efficace.
Pourquoi nettoyer une balance âgée ?
Il est très important d’opter pour le nettoyage de la balance âgée chaque début d’année. Ceci vous aide premièrement à améliorer votre processus de facturation. De plus, vous allez pouvoir augmenter vos recouvrements de fin d’année. Vous devez particulièrement tenir compte de certains processus.
Par nettoyage de la balance âgée en finance, il faut entendre un processus de réconciliation des soldes comptables de la société avec les soldes réels de vos comptes bancaires.
Il s’agit d’une étape très importante dans le processus de clôture de comptes de fin d’année. Ce nettoyage implique généralement la comparaison des relevés bancaires avec les comptes généraux de la structure.
Le but est de veiller à ce que tous les mouvements de trésorerie ont été bien enregistrés et que les soldes bancaires correspondent aux soldes comptables.
Ce processus peut aussi vous permettre d’identifier et de résoudre les écarts entre les soldes bancaires et comptables. C’est particulièrement le cas des erreurs de saisie, des fraudes éventuelles ou encore des transactions non enregistrées.
Par ailleurs, c’est un processus qui donne la possibilité de vérifier la concordance des écritures comptables avec les mouvements de la trésorerie réels. De plus, vous avez l’occasion de garantir la fiabilité des informations financières émanant de la société.
Ce qui montre que le nettoyage de la balance âgée est une étape très importante. Elle vous aide à vous assurer que les comptes annuels de votre entreprise sont fiables et corrects.
Par ailleurs, vous avez l’occasion de veiller à ce que les états financiers produits s’identifient aux normes comptables en vigueur.
En conclusion
Vous savez maintenant ce qu’est la balance âgée. De plus, vous pouvez comprendre pourquoi cette dernière est d’une importance capitale pour votre société. Par ailleurs, notez qu'irma permet d’éditer cet outil et même mieux le mettre à jour pour vous !
